Transparenz und Austausch für bessere Zusammenarbeit und Abläufe
Jeden Tag wird Großes in der Praxis geleistet. Doch scheint es nie genug zu sein und die Aufgaben und Anliegen werden eher mehr als weniger. Immer mehr machen und am Ende des Tages ist gefühlt immer weniger geschafft. Dabei kann das Ziel schon mal aus den Augen geraten. Auf Dauer hat dies massive Auswirkungen auf das Praxisergebnis. Mit welchen kleinen Routinen wird der Blick wieder geschärft und lassen sich die vielen Tätigkeiten ins rechte Lot rücken?
Routinen sind wichtig und unterstützen einen zügigen Ablauf in allen Bereichen der Praxis. Aus Standards werden Routinen abgeleitet, die dann auf Dauer umgesetzt werden, ohne sie regelmäßig zu hinterfragen. Ändern sich die Gegebenheiten, dann braucht es eine Anpassung der Abläufe um weiterhin einen reibungslosen Ablauf im Praxisalltag zu gewährleisten. Nicht ganz einfach in der aktuellen Zeit, in der es fast täglich neue Realitäten gibt. Hinzu kommt, dass diese neuen Realitäten sehr unterschiedlich aufgenommen werden. Die eine Person streift die Ärmel hoch und packt noch mehr an, die andere stockt eher und blockiert innerlich, sowie eine weitere Person benötigt Informationen, um nicht in den eigenen Planungen stecken zu bleiben. Verschiedene Menschentypen reagieren unterschiedlich auf Veränderungen.
Der eine Menschentyp baut auf Vertrautes und handelt aus der Erfahrung. Seine Maxime lautet Beständigkeit und seine Motive sind Sicherheit. Daher lähmen ihn Veränderungen eher und er benötigt kleine Schritte und idealerweise einen „Buddy“ mit dem er gemeinsam die Neuerungen umsetzt. Dies gibt ihm Sicherheit. Ein anderer Menschentyp ist der dynamische und aktive. Er nimmt Dinge auf und kommt sofort in die Umsetzung, da er einen Hang zur Bewegung und ein deutliches Motiv zur Leistung in sich trägt. Es kommt vor, dass er erst macht und dann denkt. Eine gute Orientierung und zeitnahe Rückmeldung zur Umsetzung helfen diesem Typen seine Energien gut einzubringen. Dann gibt es noch den eher introvertierten Typen, der logisch und rationaler an Dinge herangeht. Er denkt gern systematisch und geht nach reiflicher Überprüfung in die Umsetzung. Sein Anspruch ist nicht selten Perfektion und es ist ihm wichtig Dinge zu verstehen, erst dann kommt er in die Umsetzung. Für ihn ist die 80/20-Regel ganz hilfreich, um nicht in der Planung stecken zu bleiben. 80%ige Standards sind überwiegend ausreichend für einen reibungslosen Ablauf. Die letzten 20% benötigen nicht selten 80% Ressourcen, die dann eher hemmen als unterstützen.
Alle diese Menschentypen treffen sich in der Praxis – vom Inhaber über die Mitarbeiter bis zur Raumfee. Wie kommen alle im Praxisteam in die Aktion? Eine gute Mischung aus direkter und schriftlicher Kommunikation hat sich bewährt, um die verschiedenen Typen gut zu erreichen und eine Orientierung durch den Praxisalltag zu geben. Zuerst ist es wichtig, die aktuelle Situation in der Praxis zu skizzieren. Was läuft gut? Was noch nicht? Was gilt es zu beachten – aus allen Bereichen der Praxis. Die soll durchaus von den Teammitgliedern aus den verschiedenen Bereichen aufgestellt werden. Die Zusammenführung bietet dann einen guten Überblick über funktionierende Routinen und Abläufe, die Ressourcen fressen. Auf dieser Basis lassen sich gut smarte Ziele ableiten. Ideal ist es, wenn die notwendigen Teil- und Zwischenziele für jede Abteilung in Form eines aktiven Workshops erarbeitet werden. Dies erhöht das Verständnis und die Bereitschaft zur Umsetzung enorm.
Damit die Umsetzung im Praxisalltag nicht verloren geht, braucht es regelmäßigen Austausch und Justierung. Hier kommt jetzt der Mix aus schriftlicher und persönlicher Kommunikation zum Einsatz. In Form eines schriftlichen Erfolgsjournals werden alle Mitarbeiter in den Ablauf eingebunden. Sie reflektieren alle zwei Wochen die eigenen Tätigkeiten anhand von fünf Fragen zur Situation, zu den Zielen, Umsetzungen, nächsten Schritten und Anliegen. Diese leiten sie dann an den Teamleiter oder Praxisinhaber weiter. Alle zwei Wochen versetzt, spricht man in den Abteilungen die fünf Fragen, in einer kurzen Steh-Besprechung, durch. Somit haben alle Personen in der Praxis eine klare Orientierung und einen guten Austausch, der alle Menschentypen berücksichtigt. Transparenz und Klarheit stärkt das Miteinander und die gleichgerichtete Aktion. Reaktionen werden weniger und die Zufriedenheit, sowie Ergebnisse steigen deutlich. Jeder in der Praxis profitiert, da er sich menschlich und medizinisch gut aufgehoben fühlt.
Sich selbst und das Praxisteam in die Umsetzung zu bringen und zu halten ist eine der elementaren Führungsaufgaben, die notwendig ist für eine erfolgreiche Zukunft.
Überlassen Sie den Erfolg ihrer Praxis nicht dem Zufall, gestalten sie diesen.
Sie wünschen sich Begleitung und Unterstützung, dann sprechen Sie mich an. Ich freue mich darauf.